华中科技大学与北京华文信通科技有限公司深度合作，联合构建集权限精准管控、PDF智能合并、高效智能检索、多格式PDF转换、电子档号章等先进技术于一体的档案信息化管理平台，有效筑牢学校档案文件安全防线，全面提升学校档案管理的信息化、智能化水平，为高校档案管理现代化建设提供了可行实践路径。
华中科技大学是中华人民共和国教育部直属的综合性研究型全国重点大学、中央直管副部级高校，位列国家首批“双一流”“985工程”“211工程”建设高校，同时为21世纪学术联盟、国际应用科技开发协作网、中俄工科大学联盟、中欧工程教育平台、七校联合办学、全球能源互联网大学联盟核心成员单位。学校先后入选“111计划”、卓越工程师教育培养计划、卓越医生教育培养计划、湖北省2011计划、国家大学生创新性实验计划、国家级大学生创新创业训练计划、国家建设高水平大学公派研究生项目、新工科研究与实践项目等重要项目，是全国深化创新创业教育改革示范高校、中国政府奖学金来华留学生接收院校、教育部来华留学示范基地、国家大学生文化素质教育基地、学位授权自主审核单位。此外，学校是与国家卫生和计划生育委员会共建医学院的十所院校之一，是国内拥有国家大科学中心的四所高校之一，入选《Nature》评选的“中国十大科研机构”，被誉为“新中国高等教育发展的缩影”。依托深厚的办学底蕴与雄厚的综合实力，学校对档案管理的规范化、智能化水平提出了更高标准与要求。
华文 HAMS 电子档案管理系统（以下简称 “华文档案管理系统”）实现了档案收集、整理、统计、检索、利用等全流程智能化管理，将各类档案纳入电子化集中存储体系并开展安全备份，有效保障学校档案数据的真实性、完整性、可用性与安全性。本次合作中，华中科技大学将华文档案管理系统作为 OA 预处理系统，与校内现有 OA 系统实现无缝对接，有效弥补了 OA 系统在 PDF 转换与合并、电子档号章生成等功能上的短板，推动办公流程与档案管理高效协同。系统支持 doc、docx、xls、xlsx、图片等多种常用文档格式的格式转换与 PDF 合并，可严格按照归档文件组件顺序完成 PDF 整合，大幅提升电子文件归档效率与便捷性。同时，系统在电子文件浏览或下载环节自动生成电子档号章，进一步规范档案管理流程，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，为学校档案工作高质量发展奠定了坚实基础。
本次华文档案管理系统的顺利落地，全面提升了华中科技大学档案整理与管理的整体效能，为各类档案信息构建了安全可靠的存储环境，提供了高效便捷的检索利用服务，有效减轻业务部门与管理部门工作负担、提升教职工办事效率。项目以数字化、智能化手段赋能学校办学治校，为持续推进教育治理现代化提供了有力支撑。
